Manuel d'utilisation - Responsable de Club

Table des matières

1. Premiers pas
2. Mon profil
3. Paramètres du club
4. Gestion des gymnastes
5. Gestion des groupes
6. Inscription aux concours
7. Gestion des musiques
8. Inviter des membres
9. Questions fréquentes

1. Premiers pas

Créer un compte

1. Rendez-vous sur la page d'inscription
2. Remplissez vos informations personnelles :
   • Nom (obligatoire)
   • Email (obligatoire)
   • Téléphone (obligatoire)
   • Mot de passe (minimum 8 caractères)
3. Renseignez les informations de votre club :
   • Nom du club (obligatoire)
   • Canton (obligatoire)
   • Ville (obligatoire)
4. Cliquez sur S'inscrire

Important : Si votre club existe déjà dans le système, ne créez pas un nouveau club ! Demandez au responsable actuel de vous envoyer une invitation. Vous serez alors automatiquement rattaché(e) au club existant.

Se connecter

1. Rendez-vous sur la page de connexion
2. Entrez votre email et mot de passe
3. Cliquez sur Se connecter

Tableau de bord

Après connexion, vous accédez au tableau de bord qui affiche :

• Statistiques :

  • Nombre de gymnastes dans votre club
  • Nombre d'inscriptions totales
  • Nombre de concours actuellement ouverts

• Concours ouverts aux inscriptions : Liste des concours auxquels vous pouvez inscrire vos gymnastes, avec les dates et deadlines

• Dernières inscriptions : Vos inscriptions les plus récentes pour un suivi rapide

Navigation

Le menu principal donne accès à :

• Tableau de bord : Vue d'ensemble
• Gymnastes : Gérer les gymnastes du club
• Groupes : Gérer les équipes et sociétés
• Concours : Voir les concours disponibles et s'inscrire
• Mes inscriptions : Suivre et gérer vos inscriptions
• Invitations : Inviter des membres au club

Astuce : Cliquez sur le nom de votre club en haut à droite pour accéder directement aux paramètres du club.

2. Mon profil

Accéder à mon profil

Cliquez sur votre nom en haut à droite de l'écran.

Informations personnelles

Vous pouvez modifier :

• Nom : Votre nom complet
• Email : Votre adresse email de connexion
• Téléphone : Votre numéro de téléphone (obligatoire)

Important : Le numéro de téléphone est obligatoire. Si vous n'avez pas renseigné votre téléphone, vous serez redirigé vers votre profil pour le compléter avant de pouvoir accéder aux autres fonctionnalités.

Changer le mot de passe

1. Dans la section "Changer le mot de passe"
2. Entrez votre mot de passe actuel
3. Entrez le nouveau mot de passe (minimum 8 caractères)
4. Confirmez le nouveau mot de passe
5. Cliquez sur Changer le mot de passe

3. Paramètres du club

Accéder aux paramètres

• Cliquez sur le nom de votre club en haut à droite, ou
• Accédez à l'URL /club/settings

Informations générales

Contact financier

Cette section est utilisée pour la facturation et les remboursements :

Important : Renseignez les informations du contact financier sans cela la finance de garantie ne saurait êre remboursée!

4. Gestion des gymnastes

Liste des gymnastes

1. Cliquez sur Gymnastes dans le menu
2. Vous pouvez :
   • Rechercher par nom dans la barre de recherche
   • Filtrer par genre (Féminin/Masculin)
3. La liste affiche : Nom, Genre, Année de naissance, Âge, N° FSG

Ajouter un gymnaste

1. Cliquez sur Ajouter un gymnaste
2. Remplissez les informations :
   • Prénom (obligatoire)
   • Nom (obligatoire)
   • Date de naissance (obligatoire) - utilisée pour déterminer l'éligibilité aux catégories
   • Genre : Féminin ou Masculin (obligatoire)
   • N° de licence FSG (optionnel)
3. Cliquez sur Enregistrer

Importer des gymnastes

Pour importer plusieurs gymnastes en une fois :

1. Cliquez sur Importer (à côté de "Ajouter un gymnaste")
2. Téléchargez le template pour avoir le format correct
3. Remplissez le fichier CSV ou Excel avec vos données
4. Sélectionnez ou glissez-déposez votre fichier
5. Un aperçu des 5 premières lignes s'affiche pour vérification
6. Cochez "Ignorer les lignes invalides" si vous souhaitez importer les lignes valides même si certaines contiennent des erreurs
7. Cliquez sur Importer

Formats acceptés : CSV, XLS, XLSX (max 2 Mo)

Colonnes attendues :

• first_name ou prenom : Prénom
• last_name ou nom : Nom
• birth_date ou date_naissance : Date de naissance (format JJ/MM/AAAA ou AAAA-MM-JJ)
• gender ou genre : F ou M
• license_number ou numero_licence : N° FSG (optionnel)

Modifier un gymnaste

1. Dans la liste, cliquez sur Modifier à côté du gymnaste
2. Modifiez les informations souhaitées
3. Cliquez sur Enregistrer

Supprimer un gymnaste

1. Cliquez sur Supprimer à côté du gymnaste
2. Confirmez la suppression

Attention : La suppression d'un gymnaste entraîne également la suppression de toutes ses inscriptions. Cette action est irréversible.

5. Gestion des groupes

Les groupes sont utilisés pour les inscriptions collectives : Teams et Sociétés.

Types de groupes

Liste des groupes

1. Cliquez sur Groupes dans le menu
2. La liste affiche : Nom du groupe, Type, Nombre de membres

Créer un groupe

1. Cliquez sur Créer un groupe
2. Renseignez :
   • Nom du groupe (ex: "Les Étoiles", "Équipe A")
   • Type : Team ou Société
3. Cliquez sur Créer

Gérer les membres

1. Cliquez sur le groupe pour voir ses détails
2. Pour ajouter des membres :
   • Cliquez sur Ajouter des membres
   • Sélectionnez les gymnastes dans la liste
   • Cliquez sur Ajouter
3. Pour retirer un membre :
   • Cliquez sur l'icône de suppression à côté du membre
   • Confirmez le retrait

Note importante : La composition du groupe est "photographiée" au moment de l'inscription à un concours. Si vous modifiez le groupe par la suite, les inscriptions existantes conservent la composition originale.

Supprimer un groupe

1. Dans la liste des groupes, cliquez sur Supprimer
2. Confirmez la suppression

Attention : Un groupe ne peut pas être supprimé s'il a des inscriptions en cours.

6. Inscription aux concours

Voir les concours disponibles

1. Cliquez sur Concours dans le menu
2. La liste affiche les concours ouverts aux inscriptions avec :
   • Titre et type de concours
   • Lieu et date
   • Deadline d'inscription
3. Cliquez sur un concours pour voir les détails et s'inscrire

Processus d'inscription

L'inscription se fait en 3 étapes via un assistant :

Étape 1 : Sélection du participant

Pour un concours individuel :

• Sélectionnez le gymnaste dans la liste
• Pour un couple, sélectionnez également le/la partenaire

Pour un concours de groupe :

• Sélectionnez le groupe (Team ou Société)
• Tous les membres du groupe doivent être éligibles

Étape 2 : Choix de la catégorie

• Seules les catégories éligibles sont affichées
• L'éligibilité dépend de :
  • L'âge du/des gymnaste(s)
  • Le genre (Féminin/Masculin/Mixte)
  • Le type d'inscription

Étape 3 : Configuration des prestations

Pour chaque passage prévu :

• Sélectionnez l'engin (si applicable)
• Indiquez la surface (si demandée)
• Indiquez la durée prévue (si demandée)

Cliquez sur Confirmer l'inscription pour valider.

Tests FSG

Les tests FSG ont des règles particulières :

• Un gymnaste ne peut s'inscrire qu'à un seul test FSG par concours
• Les engins et durées sont prédéfinis (non modifiables)
• Les tests FSG ne nécessitent pas de musique

Voir mes inscriptions

1. Cliquez sur Mes inscriptions dans le menu
2. Vous pouvez :
   • Filtrer par concours avec le sélecteur
   • Rechercher par nom de gymnaste/groupe
3. Chaque inscription affiche :
   • Participant et catégorie
   • Détails des prestations (engin, surface, durée)
   • Statut de la musique

Modifier une inscription

1. Dans la liste des inscriptions, cliquez sur Modifier
2. Vous pouvez modifier :
   • La catégorie (si d'autres sont éligibles)
   • Les détails des prestations
3. Cliquez sur Enregistrer

Note : Les modifications ne sont possibles que tant que le concours est ouvert aux inscriptions (avant la deadline).

Supprimer une inscription

La suppression d'inscription n'est pas disponible directement pour les clubs. Contactez l'organisateur du concours si vous devez annuler une inscription.

7. Gestion des musiques

Chaque inscription (hors tests FSG) nécessite une musique par passage.

Statuts de musique

Uploader une musique

1. Dans Mes inscriptions, repérez le statut musique
2. Cliquez sur le badge de statut pour ouvrir la fenêtre de gestion
3. Pour chaque passage :
   • Cliquez sur Parcourir et sélectionnez votre fichier MP3
   • Cliquez sur le bouton d'upload
4. La durée est automatiquement extraite du fichier

Contraintes techniques

Remplacer une musique

1. Ouvrez la fenêtre de gestion des musiques
2. Uploadez simplement un nouveau fichier
3. L'ancien fichier sera automatiquement remplacé

Supprimer une musique

1. Ouvrez la fenêtre de gestion des musiques
2. Cliquez sur l'icône de suppression (corbeille)
3. Confirmez la suppression

Nommage automatique

Les fichiers sont automatiquement renommés pour l'organisateur :

8. Inviter des membres

Vous pouvez inviter d'autres personnes à gérer votre club avec vous.

Accéder aux invitations

Cliquez sur Invitations dans le menu.

Envoyer une invitation

1. Cliquez sur Inviter un membre
2. Entrez l'adresse email de la personne
3. Cliquez sur Envoyer l'invitation

La personne recevra un email avec un lien pour créer son compte. Elle sera automatiquement rattachée à votre club.

Statuts des invitations

Gérer les invitations

Pour une invitation en attente :

• Renvoyer : Renvoie l'email d'invitation
• Annuler : Supprime l'invitation

Pour une invitation expirée :

• Relancer : Crée une nouvelle invitation avec un nouveau délai
• Supprimer : Retire l'invitation de la liste

Filtrer les invitations

Utilisez le sélecteur de statut pour afficher :

• Toutes les invitations
• Seulement les invitations en attente
• Seulement les invitations acceptées
• Seulement les invitations expirées

9. Questions fréquentes

Compte et accès

Je ne trouve pas mon club dans le système

Si votre club existe déjà (créé par un autre responsable), vous ne pouvez pas le recréer. Contactez le responsable actuel pour qu'il vous envoie une invitation.

Je suis redirigé vers mon profil à chaque connexion

Vous devez renseigner votre numéro de téléphone dans votre profil. Cette information est obligatoire pour accéder aux fonctionnalités de la plateforme.

J'ai oublié mon mot de passe

Utilisez le lien "Mot de passe oublié" sur la page de connexion. Un email vous sera envoyé avec un lien de réinitialisation.

Gymnastes

Je ne peux pas supprimer un gymnaste

Vérifiez que le gymnaste n'est pas :

• Inscrit à un concours
• Membre d'un groupe

Vous devez d'abord retirer ces associations avant de pouvoir supprimer le gymnaste.

L'import de gymnastes a échoué

Vérifiez que :

• Votre fichier est au format CSV, XLS ou XLSX
• Les colonnes correspondent au template (téléchargez-le pour vérifier)
• Les dates sont au bon format (JJ/MM/AAAA ou AAAA-MM-JJ)
• Le genre est F ou M

Inscriptions

Je ne vois pas certaines catégories lors de l'inscription

Les catégories sont filtrées selon :

• L'âge du gymnaste (année de naissance)
• Le genre (F/M/Mixte)
• Le type d'inscription (individuel, couple, team, société)

Vérifiez que les informations du gymnaste sont correctes.

Mon gymnaste ne peut pas s'inscrire à un test FSG

Un gymnaste ne peut participer qu'à un seul test FSG par concours. S'il est déjà inscrit à un test, les autres tests ne seront plus proposés.

La deadline est passée mais je dois modifier une inscription

Contactez l'organisateur du concours. Lui seul peut effectuer des modifications après la deadline.

Comment supprimer une inscription ?

Contactez l'organisateur du concours. Cette action n'est pas disponible pour les clubs afin d'éviter les suppressions accidentelles.

Musiques

Je ne peux pas uploader ma musique

Vérifiez que :

• Le fichier est au format MP3
• Le fichier fait moins de 15 Mo
• La deadline d'upload n'est pas dépassée

La durée affichée n'est pas correcte

La durée est extraite automatiquement du fichier MP3. Si elle semble incorrecte, vérifiez votre fichier source ou contactez l'organisateur.

Groupes

J'ai modifié mon groupe mais l'inscription n'a pas changé

C'est normal. La composition du groupe est "photographiée" au moment de l'inscription. Les modifications ultérieures n'affectent pas les inscriptions existantes. Si vous devez modifier la composition pour une inscription, contactez l'organisateur.

Besoin d'aide ?

Pour toute question ou problème technique :

• Contactez l'organisateur du concours concerné
• Ou contactez l'administrateur de la plateforme

Dernière mise à jour : Janvier 2026