Manuel d'utilisation - Organisateur de Concours

Table des matières

1. Premiers pas
2. Création d'un concours
3. Gestion des catégories
4. Tests FSG
5. Gestion des inscriptions
6. Gestion des musiques
7. Gestion des juges
8. Planification des passages
9. Facturation
10. Collaborateurs et caissiers
11. Exports et rapports
12. Administration avancée
13. Questions fréquentes

1. Premiers pas

Accès organisateur

L'accès organisateur est attribué par un administrateur. Une fois votre compte configuré avec le rôle "Organisateur", vous accédez au tableau de bord organisateur.

Tableau de bord

Le tableau de bord affiche :

• Statistiques globales :

  • Nombre total de concours
  • Nombre de concours ouverts
  • Total des inscriptions

• Derniers concours : Vos 5 derniers concours avec accès rapide

Navigation

Le menu organisateur donne accès à :

• Tableau de bord : Vue d'ensemble
• Concours : Gérer vos concours
• Clubs : Voir et gérer les clubs (admin)
• Utilisateurs : Gérer les utilisateurs (admin)
• Invitations : Gérer les invitations
• Juges : Liste globale des juges (admin)

2. Création d'un concours

Accéder à la création

1. Cliquez sur Concours dans le menu
2. Cliquez sur Créer un concours

Types de concours

Note : Un concours mixte crée automatiquement deux concours "enfants" (un individuel, un société) qui partagent les mêmes paramètres de base.

Informations générales

Dates et délais

Options disponibles

Engins autorisés

Sélectionnez les engins disponibles pour ce concours :

• Ballon, Cerceau, Corde, Massues, Ruban
• Mains libres (ML)
• Petit matériel (PM)
• Combiné

Si aucun engin n'est sélectionné, tous les engins système sont disponibles.

Surfaces disponibles

• 12 × 12 m
• 12 × 18 m

Si aucune surface n'est sélectionnée, toutes sont disponibles.

Options spéciales

Paramètres de facturation

Tarification par paliers (Société uniquement)

Permet de définir des prix dégressifs selon le nombre de gymnastes :

Finance d'inscription

Facturation par gymnaste inscrit, avec tarif différencié :

Statuts du concours

3. Gestion des catégories

Accéder aux catégories

1. Ouvrez un concours
2. Pour les concours mixtes, sélectionnez l'onglet Individuel/Couple ou Société/Team
3. Les catégories s'affichent dans la liste

Créer une catégorie

1. Cliquez sur Ajouter une catégorie
2. Remplissez le formulaire

Informations de base

Limites d'âge

Les années de naissance définissent qui peut s'inscrire :

Exemple : Pour une catégorie 10-14 ans en 2026, mettre min=2012 et max=2016.

Tolérance 1/3 et limites absolues

Pour les catégories de groupe (Team/Société), vous pouvez activer la tolérance 1/3 :

• Permet jusqu'à 1/3 des membres (arrondi supérieur) hors de la tranche d'âge normale
• Limites absolues : Définissent les bornes que même le 1/3 toléré ne peut pas dépasser

Exemple concret :

• Plage normale : 2012-2016 (10-14 ans)
• Plage absolue : 2010-2018 (8-16 ans)
• Un gymnaste né en 2011 (15 ans) peut être dans le 1/3 toléré
• Un gymnaste né en 2005 (21 ans) est toujours refusé

Passages et tarification

Options de prestation

Modifier une catégorie

1. Cliquez sur Modifier à côté de la catégorie
2. Effectuez vos modifications
3. Cliquez sur Enregistrer

Supprimer une catégorie

1. Cliquez sur Supprimer
2. Confirmez la suppression

Attention : La suppression d'une catégorie supprime également toutes ses inscriptions.

4. Tests FSG

Les tests FSG sont des catégories prédéfinies avec engins et durées fixes.

Ajouter des tests FSG

1. Cliquez sur Ajouter tests FSG (concours individuel uniquement)
2. Sélectionnez les tests à ajouter
3. Cliquez sur Ajouter

Tests disponibles

Particularités des tests FSG

• Les engins et durées sont non modifiables
• Un gymnaste ne peut s'inscrire qu'à un seul test par concours
• Les tests FSG ne nécessitent pas de musique
• Le prix par passage reste configurable

5. Gestion des inscriptions

Voir les inscriptions

1. Ouvrez un concours
2. Cliquez sur Voir les inscriptions

Filtrer les inscriptions

• Recherche : Par nom de gymnaste, groupe ou club
• Catégorie : Filtrer par catégorie spécifique

Modifier une inscription

1. Cliquez sur Modifier à côté de l'inscription
2. Vous pouvez modifier :
   • La catégorie (si le gymnaste/groupe est éligible)
   • Les détails des passages (engin, surface, durée)
   • Les notes
   • Le marquage Ex-GR

Note : Si vous changez de catégorie, les passages sont reconfigurés selon la nouvelle catégorie.

Supprimer une inscription

1. Cliquez sur Supprimer
2. Confirmez la suppression

Important : Cette action est irréversible et supprime également les musiques associées.

6. Gestion des musiques

Accéder à la gestion des musiques

1. Ouvrez un concours
2. Cliquez sur Gérer les musiques

Vue d'ensemble

La page affiche les statistiques :

• Total des inscriptions
• Musiques requises / non requises (tests FSG)
• Statut : complètes, partielles, manquantes

Filtrer les musiques

• Recherche : Par gymnaste, groupe ou club
• Catégorie : Filtrer par catégorie
• Statut : Complet, Partiel, Manquant, Non requis

Télécharger les musiques

Nommage des fichiers

Les musiques sont automatiquement renommées :

7. Gestion des juges

Activer le formulaire juges

1. Ouvrez un concours individuel
2. Activez le toggle Inscription des juges
3. Un lien public est généré pour le formulaire

Voir les juges inscrits

1. Ouvrez un concours
2. Cliquez sur Juges dans le panneau latéral

Informations collectées

• Nom et prénom
• Email
• Téléphone
• Club d'origine
• Numéro de licence
• Brevets détenus

Exporter les juges

Cliquez sur Export CSV pour télécharger la liste des juges.

8. Planification des passages

Le module de planification permet d'organiser l'ordre de passage des prestations et de générer un planning détaillé.

Accéder à la planification

1. Ouvrez un concours
2. Cliquez sur Planification dans le panneau Actions

Vue d'ensemble

La page de planification affiche :

• Barre de progression : Passages planifiés / Total des passages
• Trois onglets : Blocs, Attribution, Vue d'ensemble

Onglet Blocs

Les blocs horaires permettent d'organiser les passages par tranches de temps.

Créer un bloc

1. Cliquez sur Nouveau bloc
2. Remplissez le formulaire :

3. Cliquez sur Créer

Réorganiser les blocs

Utilisez la poignée de glissement (≡) pour réordonner les blocs par glisser-déposer.

Modifier un bloc

1. Cliquez sur Configurer à côté du bloc
2. Modifiez les paramètres
3. Cliquez sur Enregistrer

Note : Si vous modifiez l'heure de début ou la durée de transition, les heures de passage sont automatiquement recalculées.

Supprimer un bloc

1. Cliquez sur Supprimer
2. Confirmez la suppression

Attention : La suppression d'un bloc retire également tous les passages qui y sont attribués du planning.

Onglet Attribution

Cet onglet permet d'attribuer les passages aux blocs horaires.

Filtrer les passages

• Recherche : Par nom de gymnaste ou groupe
• Catégorie : Filtrer par catégorie
• Club : Filtrer par club
• Statut : Non planifiés, Planifiés ou Tous

Attribuer des passages

1. Cochez les passages à attribuer (ou Tout sélectionner)
2. Cliquez sur le bouton du bloc de destination (ex: Matin)
3. Les passages sont ajoutés à la fin du bloc

Retirer des passages du planning

1. Filtrez par statut Planifiés
2. Sélectionnez les passages à retirer
3. Cliquez sur Retirer du planning

Édition d'un bloc (Drag-and-drop)

Pour éditer l'ordre des passages dans un bloc :

1. Dans l'onglet Blocs, cliquez sur Éditer à côté du bloc
2. L'éditeur de bloc s'ouvre

Réorganiser les passages

• Utilisez la poignée (≡) pour glisser-déposer les passages
• Les heures sont recalculées automatiquement après chaque modification

Filtrer dans le bloc

• Recherche : Par gymnaste, club
• Catégorie : Filtrer par catégorie

Modifier la durée d'un passage

1. Cliquez sur la durée affichée (ex: "2:00")
2. Entrez la nouvelle durée (formats acceptés : "1:30", "90", "1m30s")
3. Validez avec Entrée ou cliquez sur ✓

Les durées personnalisées sont marquées d'une icône crayon. Cliquez sur ↺ pour réinitialiser à la durée par défaut.

Retirer un passage

Cliquez sur ✕ à droite du passage pour le retirer du planning.

Onglet Vue d'ensemble

Visualisez le planning complet avec plusieurs modes d'affichage.

Modes d'affichage

Recherche

Utilisez la barre de recherche pour trouver un gymnaste, club ou catégorie. Les résultats correspondants sont mis en surbrillance.

Calcul automatique des heures

Le système calcule automatiquement l'heure de passage de chaque prestation :

Heure passage N = Heure début bloc + Σ(durées passages 1 à N-1) + Σ(transitions)

Exemple avec un bloc démarrant à 08:00 et 30s de transition :

L'heure de fin estimée du bloc est affichée et mise à jour automatiquement.

Durée des passages

La durée d'un passage est déterminée dans cet ordre de priorité :

1. Durée personnalisée : Définie manuellement dans l'éditeur de bloc
2. Durée du formulaire : Saisie lors de l'inscription
3. Durée de la musique : Détectée automatiquement à l'upload
4. Durée par défaut : 2 minutes (120 secondes)

Export PDF du planning

1. Cliquez sur Export PDF en haut de la page
2. Le document contient :
   • En-tête avec informations du concours et logos
   • Statistiques (nombre de passages, blocs, horaires)
   • Pour chaque bloc : tableau des passages avec heure, gymnaste, club, catégorie, engin et durée
   • Pied de page avec date de génération

Conseils pratiques

Organisation recommandée

1. Créez les blocs en fonction des pauses prévues (matin, après-midi, etc.)
2. Attribuez par catégorie pour regrouper les passages similaires
3. Ajustez l'ordre avec le drag-and-drop pour optimiser les enchaînements
4. Vérifiez les durées et ajustez si nécessaire

Pour les concours mixtes

Le planning est géré au niveau du concours parent et agrège les inscriptions de tous les concours enfants (individuel et société).

Avant le jour J

• Exportez le planning en PDF pour distribution
• Prévoyez une marge de sécurité dans vos estimations de durée
• Vérifiez que tous les passages sont planifiés (barre de progression à 100%)

9. Facturation

Accéder aux factures

1. Ouvrez un concours
2. Cliquez sur Gérer les factures

Générer les factures

1. Cliquez sur Générer les factures
2. Le système crée une facture par club inscrit

Attention : Les clubs sans informations de facturation complètes sont signalés.

Contenu d'une facture

Statuts des factures

Actions sur les factures

Envoi groupé

Cliquez sur Envoyer toutes pour envoyer toutes les factures en attente.

Récapitulatif

Cliquez sur PDF Récapitulatif pour générer un document avec :

• Liste de toutes les factures
• Totaux : passages, garanties, montant total, montant payé

10. Collaborateurs et caissiers

Collaborateurs (Organisateurs)

Les collaborateurs peuvent voir et modifier le concours.

Ajouter un collaborateur

1. Cliquez sur Gérer dans la section Collaborateurs
2. Sélectionnez un organisateur existant
3. Cliquez sur Ajouter

Retirer un collaborateur

1. Cliquez sur Retirer à côté du collaborateur
2. Confirmez

Caissiers

Les caissiers peuvent uniquement voir les factures et les marquer comme payées.

Ajouter un caissier existant

1. Cliquez sur Gérer dans la section Caissiers
2. Sélectionnez un utilisateur
3. Cliquez sur Ajouter

Inviter un nouveau caissier

1. Entrez l'adresse email
2. Cliquez sur Inviter
3. La personne reçoit un email d'invitation

Si l'utilisateur existe déjà, il est ajouté directement comme caissier.

11. Exports et rapports

Exports disponibles

Export Configuration PDF

Ce document contient :

• Informations générales du concours
• Paramètres de facturation
• Options disponibles (engins, surfaces)
• Tableau récapitulatif des catégories
• Détail de chaque catégorie (2 par page)

Envoyer les confirmations

1. Cliquez sur Envoyer confirmations
2. Confirmez l'envoi
3. Chaque club reçoit un email avec le récapitulatif de ses inscriptions

12. Administration avancée

Gestion des clubs (Admin)

Accédez à Clubs dans le menu pour :

• Voir tous les clubs
• Filtrer par canton
• Voir les détails d'un club
• Créer un club avec invitation du responsable
• Supprimer un club

Gestion des utilisateurs (Admin)

Accédez à Utilisateurs dans le menu pour :

• Voir tous les utilisateurs
• Filtrer par rôle
• Modifier un utilisateur (nom, email, rôle)
• Promouvoir un responsable club en organisateur
• Rétrograder un organisateur

Gestion des invitations

Accédez à Invitations pour :

• Créer des invitations (club_manager, organizer, cashier)
• Voir le statut des invitations
• Renvoyer ou annuler des invitations

13. Questions fréquentes

Concours

Puis-je modifier un concours après ouverture ?

Oui, vous pouvez modifier la plupart des paramètres. Cependant, certaines modifications (comme le type de concours) ne sont pas possibles une fois des inscriptions enregistrées.

Comment dupliquer un concours ?

Cette fonctionnalité n'est pas disponible. Vous devez créer un nouveau concours et reconfigurer les catégories.

Comment annuler un concours ?

Passez le concours en statut "Fermé" puis "Archivé". Contactez les clubs inscrits pour les informer.

Catégories

La tolérance 1/3 ne fonctionne pas comme prévu

Vérifiez que :

• L'option est bien activée sur la catégorie
• Les limites absolues (si définies) ne bloquent pas les membres
• Le calcul : ceil(nb_membres / 3) = nombre maximum de membres tolérés hors limites

Comment modifier l'ordre des catégories ?

L'ordre est défini par l'ordre de création. Pour réorganiser, vous devez supprimer et recréer les catégories dans l'ordre souhaité.

Inscriptions

Un club ne peut pas s'inscrire à une catégorie

Vérifiez :

• L'éligibilité des gymnastes (âge, genre)
• Le type d'inscription (individuel vs groupe)
• Les limites d'âge et la tolérance 1/3

Comment transférer une inscription à un autre club ?

Cette fonctionnalité n'est pas disponible. Supprimez l'inscription et demandez au bon club de se réinscrire.

Facturation

Le montant d'une facture semble incorrect

Cliquez sur Régénérer pour recalculer. Vérifiez :

• Les prix par passage de chaque catégorie
• Les prix par gymnaste (groupes)
• La finance d'inscription
• La tarification par paliers (si applicable)

Comment rembourser un club ?

Le remboursement se fait manuellement via virement bancaire. L'IBAN du club est disponible dans ses paramètres.

Musiques

Des musiques sont manquantes après la deadline

Contactez les clubs concernés. Vous pouvez également uploader les musiques manuellement si vous les recevez par un autre canal.

Comment obtenir les musiques sans les télécharger une par une ?

Utilisez le bouton Télécharger tout qui génère une archive ZIP.

Planification

Comment modifier l'heure de début d'un bloc sans affecter les autres ?

Chaque bloc a son propre horaire de début. Modifiez-le via Configurer sur le bloc concerné. Les heures des passages dans ce bloc seront recalculées automatiquement.

Le drag-and-drop ne fonctionne pas

Assurez-vous d'utiliser la poignée de glissement (≡) à gauche de chaque élément. Le glisser-déposer ne fonctionne pas si vous cliquez ailleurs sur la ligne.

Comment répartir automatiquement les passages ?

Il n'y a pas de répartition automatique. Utilisez l'onglet Attribution pour sélectionner plusieurs passages (par catégorie par exemple) et les attribuer en masse à un bloc.

Les heures affichées ne correspondent pas à mes calculs

Les heures sont calculées en ajoutant la durée de transition entre chaque passage. Vérifiez le paramètre Transition du bloc (par défaut 30 secondes).

Comment gérer plusieurs surfaces/praticables en parallèle ?

Créez des blocs séparés pour chaque surface (ex: "Surface A - Matin", "Surface B - Matin"). Chaque bloc a son propre horaire indépendant.

Besoin d'aide ?

Pour toute question technique :

• Consultez ce manuel
• Contactez l'administrateur de la plateforme

Dernière mise à jour : Février 2026