Manuel d'utilisation - Caissier

Table des matières

1. Introduction
2. Accès et connexion
3. Tableau de bord
4. Gestion des factures
5. Encaissement des paiements
6. Questions fréquentes

1. Introduction

Rôle du caissier

En tant que caissier, vous êtes responsable de :

• Visualiser les factures du concours
• Marquer les factures comme payées lors de l'encaissement
• Suivre l'état des paiements

Limitations

Le rôle de caissier est volontairement limité. Vous ne pouvez pas :

• Modifier les inscriptions
• Modifier les montants des factures
• Annuler des factures
• Accéder aux autres paramètres du concours

2. Accès et connexion

Recevoir une invitation

1. Vous recevez un email d'invitation de l'organisateur du concours
2. Cliquez sur le lien dans l'email
3. Créez votre compte en renseignant :
   • Votre nom
   • Votre mot de passe (minimum 8 caractères)
   • Votre numéro de téléphone

Se connecter

1. Rendez-vous sur la page de connexion
2. Entrez votre email et mot de passe
3. Cliquez sur Se connecter

Premier accès

Lors de votre première connexion, vous serez automatiquement redirigé vers le concours auquel vous êtes assigné.

3. Tableau de bord

Vue d'ensemble

Après connexion, vous accédez directement à la gestion des factures du concours.

Informations affichées

• Titre du concours et dates
• Statistiques financières :
  • Montant total des passages
  • Montant total des garanties
  • Montant total facturé
  • Montant total encaissé

4. Gestion des factures

Liste des factures

La liste affiche toutes les factures du concours avec :

Statuts des factures

Rechercher une facture

Utilisez la barre de recherche pour trouver une facture par :

• Nom du club
• Code du club
• Numéro de facture

Filtrer par statut

Utilisez le filtre de statut pour afficher uniquement :

• Toutes les factures
• En attente
• Envoyées
• Payées
• Annulées

Voir les détails

Cliquez sur Voir pour afficher le détail d'une facture :

• Liste des lignes de facturation
• Catégories et passages
• Montant de la garantie
• Total

5. Encaissement des paiements

Marquer une facture comme payée

1. Localisez la facture dans la liste
2. Cliquez sur Marquer payée (bouton vert)
3. La facture passe au statut "Payée"

Important : Ne marquez une facture comme payée qu'après avoir effectivement reçu le paiement.

Processus d'encaissement recommandé

1. Identifier le club : Demandez le nom du club ou le numéro de facture
2. Vérifier le montant : Comparez avec le montant affiché
3. Encaisser : Acceptez le paiement (espèces, carte, etc.)
4. Confirmer : Cliquez sur "Marquer payée" dans le système

Paiement partiel

Le système ne gère pas les paiements partiels. En cas de paiement partiel :

1. Ne marquez pas la facture comme payée
2. Notez le montant reçu
3. Informez l'organisateur du concours

Erreur de marquage

Si vous avez marqué une facture comme payée par erreur :

• Contactez immédiatement l'organisateur du concours
• Seul l'organisateur peut annuler ou modifier le statut

6. Questions fréquentes

Accès

Je n'arrive pas à me connecter

Vérifiez que :

• Vous utilisez la bonne adresse email (celle de l'invitation)
• Votre mot de passe est correct
• Utilisez "Mot de passe oublié" si nécessaire

Je ne vois pas le concours

Votre accès est limité au(x) concours pour lesquel(s) vous avez été assigné. Contactez l'organisateur si vous pensez qu'il manque un concours.

Factures

Le montant semble incorrect

Vous ne pouvez pas modifier les montants. Signalez le problème à l'organisateur qui pourra régénérer la facture si nécessaire.

Un club veut payer mais sa facture n'apparaît pas

Vérifiez :

• L'orthographe dans la recherche
• Le filtre de statut (mettez "Tous")
• Si la facture existe bien (elle peut ne pas avoir été générée)

Contactez l'organisateur si la facture n'existe pas.

Comment annuler un paiement ?

Vous ne pouvez pas annuler un marquage "Payée". Contactez l'organisateur du concours.

Paiements

Quels moyens de paiement accepter ?

Cela dépend des instructions de l'organisateur du concours. Renseignez-vous auprès de lui avant le début de l'événement.

Dois-je donner un reçu ?

L'organisateur peut vous fournir des reçus à remettre. Le système ne génère pas de reçu automatique lors du marquage "Payée".

Un club a déjà payé par virement

Si le club indique avoir payé par virement :

1. Vérifiez avec l'organisateur
2. Si confirmé, marquez la facture comme payée

En cas de problème

Pendant le concours

Contactez directement l'organisateur présent sur place.

Problème technique

Si le système ne fonctionne pas :

1. Rafraîchissez la page
2. Essayez un autre navigateur
3. Notez manuellement les paiements reçus
4. Régularisez dans le système dès que possible

Récapitulatif des actions

Dernière mise à jour : Février 2026